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GBT 28624-2012 组织机构代码数字档案管理与技术规范PDF文本

1CS35.240.20A14中华人民共和国国家标准GB/T28624-2012组织机构代码数字档案管理与技术规范Management and technical specification for digital archives of柳c2012-07-31发布2012-11-01实施中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局发布中国国家标准化管理委员会蜀素前网
GB/T28624-2012目次前言…1范围12规范性引用文件13术语与定义……………4数字化35整理66上报…77接收……78隔离…79审核710修改……11存储……912备份……9迁移与转挨131014保管1015利用1116统计11附录A(资料性附录)根据业务登记状态对数字档案的分类12附录B(资料性附录)根据档案文件性质对数字档案的分类…0附录C(资料性附录)数字档案机读目录信息明细…15附录D(资料性附录)数字档案问题类型及常见问题举例…17参考文献…o莲罚素村网Z.Z沁.E可
GB/T28624-2012前言本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本标准由全国组织机构代码管理中心提出。本标准由全国组织机构代码管理中心归。本标准由全国组织机构代码管理中心起草。本标准主要起草人：张冬青、袁亚光、刘佳、吴乐情、田瑞兴、刘凯锋、孙斌斌。J.NE運筑素前网Z.
GB/T28624-2012组织机构代码数字档案管理与技术规范1范围本标准规定了组织机构代码数字档案的形成、上报、接收、隔离、审核、修改、存储、备份、迁移与转换、保管、利用和统计等管理及技术的具体要求。本标准适用于各级组织机构代码管理机构对组织机构代码数字档案的管理以及政府部门、社会各行业对组织机构代码数字档案信息的查询应用。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T15418一2009档案分类标引规则GB/T18894一2002电子文件归档与管理规范DA/T1一2000档案工作基本术语DA/T18一1999档案著录规则BDT1编8禁资聚提鬓永也网DA/T48一2009基于XML的电子文件封装规范3术语与定义GB/T18894一2002、DA/T1一2000、DA/T31一2005、DA/T48一2009界定的以及下列术语和定义适用于本文件。为了便于使用，以下重复列出了GB/T18894一2002、DA/T1一2000、DA/T31一2005、DA/T48一2009中的某些术语与定义。3.1档案archives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。[DA/T1-2000,定义2.1]3.2组织机构代码organization code根据GB11714一1997的编码规则，赋予每一个依法成立的组织机构在全国范围内惟一的、始终不变的识别标识码。3.3组织机构代码档案archives of organization code registration各级组织机构代码管理机构在办理组织机构代码登记中直接形成的有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。3.4组织机构代码纸质档案paper-based archives of organization code registration各级组织机构代码管理机构在办理组织机构代码登记中形成的有保存价值的、以纸质形式存在的历史记录。罚素荷网Z.ZC.ET
GB/T28624-20123.5数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。[DA/T31-2005,定义3.1]3.6组织机构代码纸质档案数字化digitization of paper-based archives of organization code registra-tion采用扫描仪或数码相机等数码设备对组织机构代码纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3.7组织机构代码数字档案digital archives of organization code registration各级组织机构代码管理机构在组织机构代码登记中形成、接收、查验的并用数字化设备转化，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的档案。3.8著录description对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。[DA/T1-2000,定义6.5]3.9封装encapsulation将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程DA/T48一2o9定客巩系材以3.10迁移migration指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。[GB/T18894-2002,定义3.11]3.11转换conversion将数字档案从一种格式或版本转变成另一种格式或版本的方法与过程。3.12保管custody维护档案完整与安全的活动。[DA/T1-2000,定义8.1]3.13载体medium可将信息记录于其上或其中的物质材料。[DA/T1一2000，定义8.8]3.14档案装具archives container用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。[DA/T1-2000,定义8.6]3.15耐久性durability档案记录材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。2理素时网Z.Z.WE1
GB/T28624-2012[DA/T1一2000，定义8.9]3.16利用access and use利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。[DA/T1一2000，定义7.1]3.17统计statistics对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。[DA/T1-2000,定义9.1]4数字化4.1数字化方式各级组织机构代码管理机构可采用扫描仪、数码相机等方式对纸质档案进行数字化处理。4.2数字化范围4.2.1·在申请登记中应对下列文件进行数字化：一申领组织机构代码证基本信息登记表（以下简称“代码申请表”）；组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件，法定代表大（负贵大身份证停及经办人身份证件；∠.∠○U。N上代码申请表校对表（可选项）。分支机构办理组织机构代码申请登记时，还应对其隶属机构的组织机构代码证书进行数字化。外资企业办理组织机构代码申请登记时，还应对外商投资企业批准证书进行数字化。4.2.2在年度验证登记中应对下列文件进行数字化：—一代码申请表或代码申请表校对表；一组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件（机关单位批准设立文件与前一份档案中的批准设立文件相同时除外)；-法定代表人（负责人）身份证件（与前一份档案中的法定代表人、负责人身份证件相同时除外）；经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）。机构年度验证信息与机构基本信息（如机构名称）不在同一页面时，还应对机构年度验证信息所在的页面进行数字化。4.2.3在变更登记中应对下列文件进行数字化：a)在迁出组织机构代码业务中应对下列文件进行数字化：一组织机构代码管理机构出具的迁址证明（要求填写代码申请表的代码管理机构还须对代码申请表进行数字化)；变更后的组织机构批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件；一经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）。b)在迁入组织机构代码业务中应对下列文件进行数字化：一代码申请表；興尚理.NE1
GB/T28624-2012一变更后的组织机构批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件；法定代表人（负贵人）身份证件及经办人身份证件；-组织机构代码管理机构出具的迁址证明。c)迁址之外的其他变更登记应对下列文件进行数字化：一一代码申请表；变更后的组织机构批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件；有关部门核准变更的文件或证明（可选项）；法定代表人（负责人）身份证件（与前一份档案中的法定代表人身份证件相同时除外）；经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）；一代码申请表校对表（可选项）。组织机构的名称发生变更时，有变更文件的，应对变更文件进行数字化；组织机构的法定代表人（负责人)发生变更时，有变更文件的，应对变更文件进行数字化4.2.4在换证登记中应对下列文件进行数字化：一代码申请表；一一组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件；一法定代表人（负责身份证停及经办人身份证件，Z.J.N一一原组织机构代码证书（可选项）；一代码申请表校对表（可选项）。4.2.5在补证登记中应对下列文件进行数字化：一代码申请表；一一组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件（与前一份档案中的组织机构批准成立文件相同时除外)；一一法定代表人（负责人）身份证件（与前一份档案中的法定代表人、负贵人身份证件相同时除外）；一经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）；单位证明：组织机构代码证书遗失作废公告（因代码证损毁而补领的除外）：代码申请表校对表（可选项）。4.2.6在注销登记中应对下列文件进行数字化：一一组织机构代码注销申报表；一有关部门核准的注销文件或证明；一一经办人身份证件。4.2.7以上登记业务中的一些特殊情况：·一机构批准成立文件名称与机构基本信息不在同一页面时，还应对机构批准成立文件名称所在的页面进行数字化：一法定代表人（负贵人）、经办人身份证件是中华人民共和国第二代居民身份证时，正反面都应数字化：法定代表人（负责人）、经办人身份证件是中华人民共和国第一代居民身份证时，只对身份证正面进行数字化：理时Z.ZC.NE1
GB/T28624-2012一多种登记同时发生时，应对各种登记中要求提交的所有文件进行数字化；以上未列明的登记业务应按照相关政策要求对采集的所有档案文件进行数字化。4.3数字化时间各级组织机构代码管理机构应在办理登记业务的同时对组织机构代码纸质档案进行数字化。4.4数字化前的整理要求数字化前，应根据数字化对象的状况，按下列步骤对数字化对象进行适当整理，确保数字化质量：组织机构代码纸质档案载体一般为A4幅面纸张。按照4.2所列范围将数字化对象收集齐全，并依4.2的顺序排列，应避免将不同组织机构的文件混滑在一起。已装订的组织机构代码纸质档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护组织机构代码纸质档案不受损害，同时保证组织机构代码纸质档案平整，没有折痕。4.5数字化要求4.5.1图像文件格式组织机构代码数字档案（以下简称为数字档案）图像应采用多页TIF℉文件格式保存(TIFF全称Tagged Image File Format,标签图像文件格式)。45.2图像色彩装式4.5.2.1数字档案图像可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式保存。黑白二值图像的色彩深度应为1；灰度图像的色彩深度应为8：彩色模式的色彩深度应为24。4.5.2.2对档案原件数字化应采用彩色图像模式保存。4.5.2.3对清晰的档案复印件数字化可采用黑白二值图像、灰度图像或彩色图像模式保存；对清晰度差的档案复印件数字化形成的数字档案应采用灰度图像或彩色图像模式保存。4.5.3图像分辨率4.5.3.1数字档案图像的分辨率原则上以图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。4.5.3.2黑白二值图像的水平和垂直分辨率均不应低于200DPI;灰度和彩色图像的水平和垂直分辨率不应低于150DPI。4.5.3.3特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，应适当提高分辨率。4.5.4图像压缩4.5.4.1数字档案图像应进行压缩处理，压缩可采用有损压缩或无损压缩的方式，压缩方式的选择原则上保证在图像内容清晰的基础上减小容量。4.5.4.2压缩技术应符合国际通用的静态图像压缩标准。黑白二值图像可采用JBIG(Joint Bi-levelImage Experts Group,联合二值图像专家组)系列或CCITT Group(Comite Consultatif TelephoniqueTelegraphique Group,国际电报和电话咨询委员会)系列压缩标准；灰度图像和彩色图像可采用JPEG(Joint Photographic Experts Group,联合图像专家小组)系列压缩标准。4.5.4.3黑白二值图像经压缩后单页不应大于100KB;灰度图像经压缩后单页不应大于150KB;彩色图像经压缩后单页不应大于250KB。莲筑素荷网Z.ZC
GB/T28624-20124.5.5图像规范要求数字档案图像应符合如下要求：一清晰：图像正文在原始尺寸或比原始尺寸小的情况下要清晰，能被识认，不能过黑、过浅。一页面图像完整：数字档案图像不仅应包含有效区域部分，还应包含页眉、页脚等部分。页面信息准确、完整：代码申请表、组织机构批准成立文件、身份证件及其他文件上的信息内容必须完全一致，且填写完整，特别是组织机构代码相关管理制度规定的必填项及档案著录中的登记类型、登记日期等。齐全：每份数字档案都应包含4.2中要求数字化的文件。逐页对应：不应将两页或两页以上数字档案存放在同一图像中，也不应将一页数字档案拆分到两个图像中。但对第二代居民身份证进行数字化时应将其正反面以同一方向合并于同一图像中。一端正：图像在视窗里保持端正，不能倾斜，不能扭曲黑边、灰边、白边宽度：图像四周不能有宽于0.5cm的黑边、灰边或白边。居中：页面内容居中显示。5整理5.1分类曲5.1.1根据登记业务状态对数字档案分类5.1.1.1按照业务登记的状态，可将数字档案类型分为申请、年度验证、迁出、迁人、变更、补证、换证、注销等，详细内容参见附录A。5.1.1.2多种业务同时发生时，数字档案类型按以下优先顺序选择：迁人、换证、变更（组织机构批准成立文件上登记信息的变更)、迁出、年度验证、补证、变更（组织机构批准成立文件登记信息之外的变更）。5.1.2根据文件性质对数字档案分类5.1.2.1根据纸质档案的文件性质，每份数字档案中的页面可分为申领表、批准文件、身份证件、其他文件四类。详细内容参见附录B。5.1.2.2每份数字档案内的页面应按照申领表、批准文件、身份证件、其他文件的先后次序进行排序。5.2著录整理人员应参照GB/T15418一2009、DA/T18一1999、DA/T19一1999相关要求对每份数字档案进行著录。5.3立机读目录数据库整理人员应将著录信息录人计算机形成机读目录信息，立机读目录数据库。机读目录信息明细参见附录C。6理时Z.ZC.NE1
GB/T28624一20126上报6.1上报范围各级组织机构代码管理机构应将采集完整的数字档案图像与机读目录信息上报给相应的接收单位。6.2上报时间6.2.1各级组织机构代码管理机构应实时上报数字档案。6.2.2新生成的数字档案应在登记业务发生后的五个工作日内上报到国家级组织机构代码管理机构。6.2.3经国家级组织机构代码管理机构审核不合格并予以返回的数字档案，应在不合格数字档案返回后五个工作日内修改为合格数字档案，上报到国家级组织机构代码管理机构。6.3上报方式6.3.1地市和县级组织机构代码管理机构应将日常登记中形成的数字档案通过内网专线或互联网上报到省级组织机构代码管理机构；省级组织机构代码管理机构负责接收地市和县级组织机构代码管理机构上报的数字档案，并通过内网专线统一上报到国家级组织机构代码管理机构。6,3.2各级组织机构代码管理机构应采取措施确保数字档案上报的安全性。在上报数字档案时，应将数字档案图像与机读目录信息封装、加密。封装过程应符合XML技术标准；加密算法的选择应遵循以下原则：曲当津麦J7?SCNE一安全性原则：加密后的数字档案在不知道密钥和加密算法的情况下不可解密。高效性原则：加密和解密过程应不影响数字档案的上报与接收速度。先进性原则：加密技术应在当今国际上保持先进性。7接收7.1数字档案接收单位应派专人负责接收工作，并采取相关措施确保数字档案在接收过程中的安全。7.2接收完成后，接收负责人应立即与上报单位核对上报数量，查漏补缺。数字档案在接收服务器上停留时间不应超过24h。8隔离数字档案接收单位应将接收到的数字档案单独存放于隔离存储区，利用病毒库最新的杀毒软件进行查杀，保证所接收的数字档案无病毒和木马。9审核9.1审核范围9.1.1各级组织机构代码管理机构均应派专人负责数字档案审核工作。9.1.2国家级组织机构代码管理机构应审核省级组织机构代码管理机构上报的数字档案；省级组织机构代码管理机构应审核管辖范围内的市、县级组织机构代码管理机构上报的数字档案；市、县级组织机构代码管理机构应审核在本机构形成的数字档案。莲素何网Z.ZC.ET
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