FPDSavills QMS MANUAL

    第一太平戴维斯物业管理质量手册
     
    

财务部手册
物业管理财务部手册
    目录
    1.0      序言
    2.0      财务部员工岗位责任制
    3.0      会计管理制度
                       3.1 会计核算原则
                     3.2 费用支出审批程序
                    3.3 工资制度
                     3.4 收支规则
                      3.5 资产管理分工
                  3.6 资产管理
             3.6.1固定资产管理
             3.6.2 流动资产管理
                  3.7 申购/借款申请及报销规定
             3.7.1 申购
             3.7.2 借款规定
             3.7.3 报销制度
                       3.8 管理费使用管理
             3.8.1物业管理费用项目
             3.8.2收支管理
             3.8.3票据管理制度
     
     
     
    4.0 财务控制制度
       4.1  支出申请流程规则
       4.2  付款通知书的处理规则
       4.3   支票付款规则
       4.4   备用金制服暂时规则
       4.5   出差及业务招待费用申请暂性规则
     
     
     
     
     
     
     
     
     
    1.0  序言
     
     <<<>物业管理财务部手册>>供物业总经理，财务部经理运作参考。
     
    2.0  财务部员工岗位责任制
     
    1、财务部经理
    职责：
     
    1.1  向总经理负责，具体主持管理处财务部的管理工作，做好总经理的助手。
    1.2  组织财务部门的政治学习、法律规范学习，要求所有财务人员尊纪守法，
         按照财政部中国人民银行颁布的有关金融管理条例管理好财务工作。
    1.3      每月、每季审核各种会计报表和统计报表，并写出分析报告，送总经理
         审阅，每月按时检查各项税款的交纳工作。
    1.4  检查、监督各项费用的及时收缴和管理，保证管理处的正常运转。
    1.5  审核、控制各项费用的支出，杜绝浪费。
    1.6  组织、拟定物业管理费等各项费用标准的预算方案，呈送总经理、开发商和 
         相关主管部门审核，修改决定。
    1.7  研究、熟悉各种工商、财会及税务管理制度，运用法律、政策手段保护管理 
         处的合法权益。
    1.8  根据物业管理行业的特点，及实际情况制定财务管理制度的细则。
    1.9  负责每月向公司上报所需报表。
    1.10 完成总经理交办的其他事项。
     
     
     
     
     
     
    2、财务主任
    工作大纲：协助财务经理，负责整个物业管理处的帐目，包括准备每月财务报表并按时公布予总经理及业主参照，整个物业管理处的税务，员工薪资之计算及发放，并安排周年核算，定期分析公司的财务收支情况并报予财务经理及总经理。
     
    职责：
     
    2.1  检查出纳员及会计员的日常工作，协助财务人员之间的工作关系，并定期抽       
         查出纳帐与现金是否相符。
    2.2      根据凭证汇总表登记总帐,每月首十五个工作天内发上月管理开支会计报表     
         及财务状况分析表。
    2.3  按时计付员工薪资。
    2.3      协助财务经理与银行、税务局及工商联系，解决管理处及公司的财务税项及 
         与外汇有关之问题。
    2.5  协助会计师进行周年年检。
    2.6  如有需要协助招聘会计部员工。
    2.7  监察管理费及租金的收取，对欠款业户采取之适当行动等。
    2.8  草拟各项财务报表。
    2.9  总经理及财务经理所安排的其他工作。
    2.10 分析财务收支计划完成情况，按季分析计划的完成情况，提出改善经营管理    
         的某些建议或措施，进一步挖掘增收节支的潜力。
     
    3、财务助理职责：
    职责
    3.1  将有关应收帐之原始凭证做出记帐凭证并准确记帐。
    3.2  控制客户帐期，催收帐款如每月管理费、月费等。
    3.3  每月首七个工作天内将客户欠款情况做出明细分析表。
    3.4  将有关应付帐款及其他费用帐原始凭证做出记帐凭证并准确记帐。
    3.5  定期列出每个开支项目之发生额及余额。
    3.6  按时向财务主管上报管理处各项税款。
    3.7  正确计算收入、成本、费用和利润。
    3.8  每月正确的计提固定资产累计折旧。
    3.9      负责固定资产的核算，对购置、调入、租赁、封存、调出和财产清查中发生 
         盘盈、盘亏的固定资产，督促有关部门办理会计手续，根据会计凭证登记固 
         定资产卡片。定期核对，做到帐、卡、物相符，正确计提折旧。
    3.10 登记明细帐，每月终了要装订、保管会计资料。年终办完决算后，应将全年  
         的会计资料收集齐全，整理立卷，编制目录，装订成册，妥善保管。
     
    4、出纳员
    职责：
    4.1  负责将管理处收入现金送存银行，现金管理及日常开支。
    4.2      登记现金及银行日记帐。严格按照公司制定的报销制度进行报销，凡未按照 
         报销制度而私自给予报销的，均视为滥用职权，应赔偿给管理处造成的损失。
    4.3  正确计算每日收支并准备当天的出纳报表。
    4.4  出纳员或其他管理人员不得利用工作之便，挪用或借用公款。
     
    3.0  会计管理制度
    3.1  会计核算原则
    1、 管理处的会计核算工作必须遵守中华人民共和国法律、法规的有关规定。
    2、 管理处的会计年度自公历每年一月一日起至十二月三十一日止。
    3、 管理处会计核算工作采用借贷复式记帐法，根据权责发生制的原则记帐。
    4、 管理处的会计核算工作以人民币为记帐本位币，外汇资金的往来以中华人民
    共和国国家外汇管理局每月一号公布的外汇牌价折算成人民币记帐，同时另记  
    外币帐户。
    5、 管理处的会计凭证、会计帐簿、会计报表等各种会计记录都必须根据实际发
        生的经济业务进行登记，做到手续齐备，内容完整，准备及时。
    6、 管理处所采用的会计处理方法，前后各期必须一致，不得任意改变。
    7、 总经理将指派专人，定期或不定期地对管理处内部的资金和财产及库存物
        资进行抽查审核。
    3.2                费用支出审批程序
     
    1、       各部门需要购置日常工作消耗物品或发生其它费用支出，应先填写“购物请 购 
        单”等相应申请表格，由各部门主管签名后呈交总经理签名批准。
    2、       现金支出最高限额为人民币1000元，超过最高限额必须以支票形式支付，现
    金一次支出超出500元及以支票付款时，采购申请及报价单必须一同交北京 公
    司董事审批并由公司财务开出支票。
    3、 财务部凭有总经理签名批准之“申请单”给予办理借支手续。
    4、 所有借支需五天内凭发票到财务部办理销帐手续，最长时间不得超出十天。
    5、 逾期不办理销帐手续者，财务部除不给予其第二次借支外，将视情节轻重，
        采取必要的措施（包括扣除其本人当月工资）。
    6、 财务部把各部门费用分类汇总后，每月十号前以报表形式向有关发展商及北
        京公司汇报。
    7、 各部门主管应在每月25号前把下月需要支出的费用预算呈交总经理审批。
    8、 由北京公司支付管理处的备用现金，须同时由管理处帐户支付北京公司等额
        支票一张对冲。
    9、 各全权管理项目的银行帐户支票由北京公司财务部统一保管、签发。
     
    3.3                工资制度
    1、 财务部根据人事部提供有关各位员工每月的出勤记录和晋升统计资料制表。
    2、 财务部将根据员工的工资级别，在扣除个人收入调节税和有关费用后，把每
        位员工的工资入帐到该员工在银行开设的户口。
    3、 管理处员工凭银行存折到银行领取工资。
    4、 管理处员工的工资发放日各项目自定，但过节、假日则提前一天发放。
     
     
    3.4  收支规则
     
    1、      管理费每一个月向用户收取一次，水费、电费按工程部每月实际抄表度数收
        取并按实际缴费作分摊。
    2、      管理费以人民币为收取货币入帐，原则上各用户应以现金或转帐支票形式支 
        付。
    3、      管理处财务部负责向各用户收取管理费和水、电费，发现逾期一个月未交者，  
        应及时报告管理处高层负责人，并以书面形式通知，催促其尽快交纳并加付滞   
        纳金。如逾期二个月者，则按租约或[管理守则]之规定，采取法律或其他行 动 
        追回欠款。
    4、      管理处财务部出纳员应把所代收之管理费和水、电费及时入帐银行，并于每天 
        下班前把管理处银行存款余额以书面形式呈报财务部主管、总经理。
    5、 出纳员送款时间定于每天下午三时至四时（保安员护送）。
    6、 以下为配合管理费收支作业流程的正确程序及使用的表格/凭单等：
     
                       程序                  表格/凭单
     
                      确立收费基础            管理费应收款明细表
                                              水电费汇总表
                                              各用户应缴总费用明细表                             
      发出缴费通知单          缴费通知单
     
      发回收据与缴费              费用收据
        
      收费确定入帐                收款凭证
     
      收费确定转帐                转帐凭证
     
      付款确认                    付款凭证
     
      收支对比日报                月报表
     
      凭证汇总报告                凭证汇总表
     
      杂项支出月结                杂项支出明细表
     
      管理费收支月结