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GBT 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范PDF文本

ICS01.140.20A14中华人民共和国国家标准GB/T18894-2016代替GB/T18894-2002电子文件归档与电子档案管理规范Specification on electronic documents archiving andelectronic records management筑JL.LSC2016-08-29发布2017-03-01实施中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局中国国家标准化管理委员会发布揽素衬网2.Z沁.T
中华人民共和国国家标推电子文件归档与电子档案管理规范GB/T18894—2016中国标准出版社出版发行北京市朝阳区和平里西街甲2号(100029)北京市西城区三里河北街16号(100045)网址www.spc.nct.cn总编室：(010)68533533发行中心：(010)51780238读者服务部：(010)68523946中国标准出板社秦皇岛印刷厂印刷各地新华书店经销开本880×12301/16印张1.25字数32千字2016年10月第一版2016年10月第一次印刷书号：155066·1-54597定价21.00元如有印装差错由本社发行中心调换版权专有侵权必究举报电话：(010)68510107理罚素村网Z..ET
GB/T.18894-2016前言本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草。本标准代替GB/T18894一2002《电子文件归档与管理规范》。本标准与GB/T18894一2002相比主要变化如下：一将标推名称更改为“电子文件归档与电子档案管理规范”，增加了必要的规范性引用文件和术语或定义：根据电子文件、电子档案管理要求，专设第5章对业务系统、电子档案管理系统相关功能提出明确要求；自第6章开始用5个章节分别描述电子文件、电子档案主要业务环节管理要求，包括电子文件归档范围、电子文件的收集与整理、电子文件归档与电子档案编月、电子档案的管理、电子档案的处置。本标准由国家档案局提出并归。本标准起草单位：国家档案局。本标准主要起草人：毛海帆、王岚、丁德胜、侯佳、方胸、黄玉明、刘伟晏、蔡学美、马淑桂、张楠。本标准所代替标准的历次版本发布情况为：—GB/T18894—2002。J.NE理筑素村网Z.JZC.E1
GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范1范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理可参照执行。·2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T2828.1一2012计数抽样检验程序第1部分：按接收质量限(AQL)检索的逐批检验抽样计划(ISO2859-1:1999,DT)GB/T7156一2003文献保密等级代码与标识GB/T9704一2012党政机关公文格式GB/T118212002Z照片档案整理规范网8BT116学我来指数约成的-板装朵.J.NE丁GB/T12628-2008硬磁盘驱动器通用规范GB/T17678一1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T20988-2007信息安全技术信息系统灾难恢复规范GB/T26163.1一2010信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则(IS023081-1,IDT)GB/T29194一2012电子文件管理系统通用功能要求DA/T13一1994档号编制规则DA/T15一1995.磁性载体档案管理与保护规范DA/T18-1999档案著录规则DA/T22归档文件整理规则DA/T28一2002国家重大设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T31纸质档案数字化技术规范DA/T32一2005公务电子邮件归档与管理规则DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T46一2009文书类电子文件元数据方案DA/T47一2009版式电子文件长期保存格式需求ISOl3008:2012信息与文献数字档案转换和迁移过程(Information and documentation一Digital records conversion and migration process)ISO/TR13028:2010信息与文献档案数字化实施指南(Information and documentation Imple-mentation guidelines for digitization of records)IS016175.2:2011信息与文献电子办公环境中档案管理原则和功能要求第2部分：数字档1筑素衬阀Z.Z沁.ET
GB/T18894-2016案管理系统指南与功能要求(Principles and functional requirements for records in electronic office en-vironments--Part 2:Guidelines and functional requirements for digital records management systems)IS016175.3:2010信息与文献电子办公环境中档案管理原则和功能要求第3部分：业务系统中档案管理指南与功能要求(Information and documentation一Principles and functional require-ments for records in electronic office environments-Part 3:Guidelines and functional requirementsfor records in business systems)3术语和定义下列术语和定义适用于本文件3.1电子文件electronie document国家机构、社会组织或今人在履行其法定职贵或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。3.2电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归挡保存的电子文件3)3.3元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景结构及其管理过程的数据，注：改写GBC26162.12003.123.4组件component构成电子文件、电子档案且独立存在的全比特流[IS01675.22011,3术语和定义写示例：文书类电了督案的组件包括屯子公文正交、若干附作、定稿或修改稿、公文处理单剑3.5真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相致的性质。3.6可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。3.7完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。3.8可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。3.9业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。2理筑素村阀Z.ZC.ET
GB/T18894-20163.10电子档案管理系统electronic records management system对电子档案(3.2)进行采集(3.11)、归档(3.12)、编目、管理和处置的计算机信息系统。3.11采集capture对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方法与过程。3.12归档archiving将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件(3.1)及其元数据(3.3)管理权限向档案部门提交的过程。3.13移交transfer按照国家规定将电子档案(3.2)的保管权交给国家档案馆的过程。3.14登记registration电子档案进人电子档案管理系统(3.10)时赋予电子档案唯一标识符的行为。注：改写GB/T26162.1一2010,3.18。3.15转换conversion在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转色焦前U.NE百3.16迁移migration在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。注：改写GB/T26162.1一2010,3.13.4总则4.1电子文件归档与电子档案管理应遵循纳入单位信息化设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。42应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性。4.3应立严格的管理制度，明确相关部门电子文件归档和电子档案管理的职责与分工，主要包括以下四类部门的职责与分工：)档案部门负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，提出业务系统电子文件归档功能要求，负责电子档案管理系统的设与应用培训；负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作；b)电子文件形成或办理部门负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作；?)信息化部门负责依据标准设业务系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统设，为电子档案管理提供信息化支持；)保密部门负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。4.4应明确各门类电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接和格式等要求。4.5应执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控。3罚素村网Z.Z沁.ET
GB/T18894-20164.6应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件归档和电子档案管理。5业务系统与电子档案管理系统5.1业务系统电子文件归档功能5.1.1应能按6、7、8.1~8.4给出的相关要求形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据。5.1.2应内置电子文件分类方案、保管期限表等工具，支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据。5.1.3应能以单个流式文档集中记录电子文件拟制、办理过程中对其进行的全部修改信息。5.1.4能按内置规则自动命名，存储电子文件及其组件，保持电予文件内在的有机联系，立电子文件与元数据之间的关联关系。5.1.5能按标准生成电子文件及其元数据归档数据包，或向归档接推送电子文件及其元数据。5.1.6能对已收集积累的电子文件的所有操作进行跟踪、审计。5.1.7需通过业务系统开展电子档案管理活动时，业务系统电子档案管理功能应参照GB/T291942012、IS016175-3:2010等标准以及5.2给出的要求执行。5.2电子档案管理系统基本功能5.2.1电子档案管理系统基本功能和可选功能应参照GBE291942012DA/T31、IS013028一2010、ISO161752:2011等标准以及同级国家综给档案馆的相关要求执行5.2.2应具备子档案管理配置能，包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、类定义等功能网5.2.3应具备电子档案管理能包括电不档案及其元数据的集登记分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份报表管理等功能5.2.4应具备电子档案安全管理功能，包括身份认证权限管理跟踪审生成周化信息等功能。5.2.5应具备系统管理功能，包括系统参数管理系统用户和资源管理、系统功能配置，操作权限分配、事件报告等功能。5.2.6应具备各门类纸质档案管理功能，包括对电子档案和纸质档案同步编目排序、编制档号等功能。5.2.7应具备纸质档案数字化以及纸质档案数字副本管理功能。5.3档案信息化基础设施5.3.1档案信息化基础设施和信息安全设施应能保障电子档案管理系统的正常运行，满足电子文件归档与电子档案管理活动的实际需求。5.3.2应为档案部门配备局域网、政务网和互联网等网络基础设施，网络性能应能适应各门类电子文件、电子档案传输、利用要求。5.3.3应配备与电子档案管理系统以及电子档案管理需求相适应的系统硬件、基础软件和存储、备份等设备。5.3.4应配备与电子档案管理系统相适应的安全保障设施，包括杀毒软件、防火墙等设备。5.4电子档案管理系统安全管理5.4.1电子档案管理系统安全管理应参照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》、涉密计算机信息系统分级保护等规定执行。5.4,2应立电子档案管理系统安全管理制度，明确管理职责和要求，规范操作行为。4理筑素村网Z.JZC.E1
GB/T18894-20165.4.3电子档案管理系统以及档案信息化基础设施、信息安全设施等各种设备的选型、采购应符合国家有关信息安全和知识产权保护等方面的规定。5.4.4支撑电子档案管理系统运行的网络应与互联网物理隔离，与互联网设备之间的数据传输应通过一次性写人光盘实施。5.4.5严格管理电子档案管理系统的专用离线存储介质及其用户，定期查杀病毒，监控非授权用户的登录与操作行为。5.4.6应制定并实施电子档案管理系统应急处置预案，明确职责分工和保障措施，立预防预警、应急响应和奖惩等应急处置机制。6·电子文件归档范围6.1电子文件归档范圆6.1.1反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。6.1.2文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。6.1.3照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照GB/T11821一2002执行。6.1.4科技类电子文件的归档范围按照GB/T11822一2008、DA/T28一2002等标准执行。6.1.5各种专业类电子文件归档范围按照国家相关规定执行。6.1.6邮件类电子文件的归档范围按照DA/T32-一2005等标准执行。6.1.7网页、社交媒体类电子文件归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。典同巩系心.N上6.2电子文件元数据归档范围6.2.1应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。6.2.2文书类电子文件应归档元数据按照DA/T46一2009等标准执行，至少包括：)题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创程序等文件实体元数据；b)记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。6.2.3科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件应归档元数据可参照6.2.2给出的要求执行。6.2.4声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。7电子文件的收集与整理7.1电子文件及其元数据的收集7.1.1应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集，声像类电子文件、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。7.12应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时保持一致，包括但不限于以下6个方面的要求：理筑Z.Z沁.ET
GB/T18894-2016a)同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整；b)电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整，电子公文格式要素符合GB/T9704一2012的有关要求；?)在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、设计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整；)声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等；?)邮件、网页、社交媒体类电子文件的文字信息、图像、动画、音视频文件等应齐全、完整，网页版面格式保持不变。需收集、归档完整的网站系统时，应同时收集网站设计文件、维护手册等；D以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。7.1.3以公务电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应下载并收集、归人业务系统或存储文件夹中。7.1.4应由业务系统按照6.2.2、6.2.3给出的要求，在电子文件拟制、办理过程中采集文书、科技、专业等类电子文件元数据。7.1.5可使用WPS表格或电子档案管理系统按照6.2.2a)、6.2.4给出的要求著录、采集在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的各门类电子文件元数据，以及声像类电子文件元数据。7.2电子文件的整理72.1应在电子文件拟制、办理或收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，并同步完成会议记录、涉密文件等纸质文件的整理。7.22应以件为管理单位整理电子文，也可根据实际以卷为管理单位进行整理。整理活动应保持电子文件内在的有机联系，立电子文件与元数据的关联。723应基于业务系统完成电子文件、纸质文件的整理，声像类电子文件的整理由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。7.2.4应归档电子文件保管期限分为永久、定期30年和定期10年等。7.25电子文件分类按照电子档案分类方案执行，可执行的标准或分类方案有：a)文书类电子文件的分类整理按照DA/T22执行；b)科技类电子文件应按照GB/T11822一2008、DA/T28一2002、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等进行分类；c)专业、邮件、网页、社交媒体等类电子文件可参照DA/T22等要求进行分类。有其他专门规定的，从其规定；d)声像类电子文件应按照年度，一保管期限一业务活动，或保管期限一年度一业务活动等分类方案进行分类。7.2.6应在整理过程中基于业务系统电子文件元数据库立纸质文件目录数据，涉密纸质文件目录数据的录入应符合国家保密管理要求，目录数据项参照6.2.2a)给出的要求执行。7.27应在分类方案下按照业务活动、形成时间等关键字，对电子文件元数据、纸质文件目录数据进行同步排序，排序结果应能保持电子文件、纸质文件之间的有机联系。7.28应按规则命名电子文件，命名规则应能保持电子文件及其组件的内在有机联系与排列顺序，能通过计算机文件名元数据立电子文件与相应元数据的关联，具体要求如下：a)应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名；b)在单台计算机中经办公、绘图等类应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件题名命名；?)声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋予的计算机文件名。6理筑素村网Z.
GB/T18894一20167.2.9可参照分类方案在计算机存储器中立文件夹集中存储电子文件及其组件，完成整理活动。8电子文件归档与电子档案编目8.1电子文件归档程序与要求8.1.1电子文件形成或办理部门、档案部门可在归档过程中基于业务系统、电子档案管理系统完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记、填写电子文件归档登记表（见表A1)等主要归档程序。8.12应清点、核实电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等。8.1.3应对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率应达到100%，包括：a)电子文件及其元数据的形成、收集和归档符合制度要求；b)电子文件及其元数据能一一对应，数量准确且齐全、完整；c)电文件与元数据格式符合8.3、8.4给出的要求；)“以专有格式归档的，其专用软件、技术资料等齐全、完整；e)加密电子文件已解密；)电子文件及其元数据经安全网络或专用离线存储介质传输、移交；g)电子文件无病毒，电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用。8.14档案部门应将清点、鉴定合格的电子文件及其元数据导人电子档案管理系统预归档库，自动采集电子文件结构元数据，通过计算机文件名立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为，登记归档电子文件。8.1.5应依据清点鉴定结果，按#次或归档年度填写电子文件归档登记表（见表A1),完成电子文件的归档。共主杀刘8.2电子文件归档时间与归档方式82.1电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门提交归档，归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。8.2.2应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接完成电子文件及其元数据的归档。8.23应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据·归档接并作出书面说明，归档接通常包括但不限于以下三种：a)webservice归档接；b)中间数据库归档接；c)归档电子文件及其元数据的规范存储结构。8.3电子文件归档格式8.3.1电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换。8.32电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照DA/T47一2009执行，可采用PDF、PDF/A格式。8.3.3以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件应按以下要求归档：)电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；或7理筑素村网Z.ZC.E1
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