九龙湖投资公司采购
内控制度
九龙湖投资有限公司
二○○九年五月十八日
编制:
审核:
批准:
二○○九年五月十八日
编制说明
为了全面加强公司的管理,提高企业管理水平及工作效率,使企业管理更为规范化、程序化、制度化,特制定本管理制度。
本管理制度适用于公司机关及各项目部。
本管理制度自发布之日起实施。
本管理制度起草单位:九龙湖投资开发公司
本管理制度由投资开发公司负责解释。
目 录
第一章、采购内控制度目标 ………………………………( 1 )
第二章、采购组织结构形式和授权 ………………………( 2 )
第三章、角色与责任 ………………………………………( 4 )
第四章、采购流程图解 ……………………………………( 5 )
第一节 预算流程 …………………………………………( 5 )
第二节 请购流程 …………………………………………( 7 )
第三节 采购流程 …………………………………………( 9 )
第四节 验收流程 …………………………………………( 11 )
第五节 付款流程 …………………………………………( 14 )
第六节 国外采购流程 ……………………………………( 15 )
第五章、操作细则(一般采购) …………………………( 17 )
第一节 请购流程 …………………………………………( 17 )
第二节 购买流程 …………………………………………( 20 )
第三节 验收流程 …………………………………………( 23 )
第四节 付款(报销)流程 ………………………………( 27 )
第六章、招投标 …………………………………………( 29 )
第七章、国外采购操作细则 ………………………………( 30 )
第八章、紧急采购 ………………………………………… ( 35 )
第九章、机关部门采购流程 ……………………………( 37 )
-1 -
第一章 采购内控制度的目标 一、在流程涉及的所有人员之间具有明确的职责划分,即责权相互制衡,责权对等和统一。 二、符合适用权限的正确的管理批准方式。 三、所有采购活动都符合投资公司商业道德准则和其他适用的主要政策、程序、法律和法规。 第二章 采购组织结构形式和授权 一、采购组织结构形式 公司采用“直线职能制”的组织结构。即在直线制的基础上,再加上相应的职能管理部门,帮助采购经理决策,承担管理的职能。 二、一般授权 由公司总经理授予的办理经常性经济业务的权力。这种权力授予的时间较长,一旦授予,被授权人可以长期行使。一般以岗位责任制或管理文书的形式明确。 (一)、采购经理的授权范围 1、主持采购部全面工作,在计划部门提出物资采购计划后,报总经理批准后组织实施,确保各项采购任务完成。 2、调查研究各部门物资需求及消耗情况,熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况,供需心中有数。指导并监督下属开展业务,不断提高业务技能,确保公司物资的正常采购量。 3、统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支,以有效的资金,保证最大的物资供应。 4、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求,对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。 5、监督参与大批量商品订货的业务洽谈,检查合同的执行和落实情况。 6、按计划完成各类物资的采购任务,并在预算内尽量减少开支。 7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。 8、在部门经理例会上,定期汇报采购落实结果。 9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表,呈总经理及财务 部经理,以便于上级领导掌握全公司的采购项目。 10、督导采购人员在从事采购业务活动中,要遵纪守法,讲信誉,不索贿,不受贿,与供货单位建立良好的关系,在平等互利的原则下开展业务往来。 11、负责部属人员的思想、业务培训,开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育,使所有员工适应市场经济的快速发展。 (二)、国际公司总经理审批金额 1、大型机器设总价在 50万以上;材料物资总价在 50万以上 2、紧急采购在 20万以上 3、其他大宗、重要采购及计划外采购 (三)、国际公司经总经理授权的副总经理审批权限 1、计划内、不需招标的设备物资 (1)、直接采购的设备物资(低值易耗品、办公用品)50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单上直接签字审批。 (2)、合同或订单采购物资(小型机具、备品备件、大型设备)50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单、合同上直接签字审批。 注:同一项目部一次提请的所有请购单金额合计超过100万元还需总经理审批。 2、紧急采购 若发生紧急采购,总经理无法亲自审批,采购额度20万元以内由副总审批。 3、计划外采购一律经总经理签字审批。 三、特别授权 1、在特殊紧急情况下,总经理可以授权某部门负责人必要的谈判权力,明确谈判的范围,可以承诺的内容等。 2、在紧急采购情况下,授予副总经理直接审批紧急物资的采购。 第三章 角色与责任 一、关键相关人员 请购者(项目部及各管理部门) 采购一部 费用、资产批准者 供应商 付款者 接受者 合同管理者 二、不相融职责的分离 1、请购者无权批准资金,无权在中国境内不经批准独立采购。 2、批准者无权申请采购,执行订单,接受材料物资。 3、采购员无权执行未经事先批准的请购单,接收物资和开具发票。 4、采购业务的询价岗位与确定供应商岗位应当分离。 5、采购合同的谈判岗位与合同的审批岗位应当分离。 6、付款人无权执行上述任何事宜。 三、采购责任 1、收集市场和产品的相关信息:包括对施工过程的基本了解,发展潜在的供应商以及对目前和未来供需平衡的了解。 2、估计市场形势,从质量、服务、费用和能力方面对供应商加以分析和评估。 3、与业务人员一起,就来自每个潜在供应商或已批准供货商的报价、服务和质量 等方面制订采购策略,并达成合同,以减少零星订单的数量。 4、协商、准备和在核准授权范围内执行采购订单。 5、更新供货商名单。 6、实施和监督招标过程。 7、建立供货商基本数据库,向财务部门提供必要的供货商信息。 8、在下订单之前确认单价。 第四章 采购流程图解 第一节 预算流程图 执行日期
|
|
| 预算流程图
|
| 项目编制人
| 计划编制人
|
修改日期
|
|
|
|
|
|
|
批 准
|
|
| 审 核
|
|
|
|
流 程
|
| 执行部门
|
| 执行岗位 及人员
| 权责及说明
| 相关记录
|
合同中标
预算委员会 项目部 计划部
|
| 市场开发部
|
| 主管领导及相关人员
| 办理相关中标手续及合同。
| 中标通知书、合同
|
|
| 项目部
|
| 项目部经理 技术员 计划员
| 根据合同、及施工图纸编制施工图预算计提机具等实需计划。
| 项目部经理签字 项目部计划员签字
|
|
| 计划部
|
| 计划部主任
| 计划主任修改审核,并通知生产部召开计划内采购清单确认会。
| 计划主任签字
|
|
| 委员会部门组成: 生产部 项目部 财务部 计划部 进出口部 国际公司领导班子 纪检委部门
|
| 人员组成: 组 长:韩 强 副组长:南宫孝 李晓东 杨建立 成 员:刘志平 王 勇 廉 钢 刘大力 杨素梅 王艳阳 项目部人员 投标相关人员
| 1)对中标工程施工预算及物资实需计划进行全面审核。对计划进行审增审减。 2)确定设备及材料等物资在国内国外采购目录。 3)确定需要招标的设备及物资目录。
| 1、“材料实需明细表”,格式见附件一 2、由预算委员会成员在审定的预算上签字 3、评审小组人员及项目部留存最终的原材料计划(预算)实需统计表,并作为执行采购流程的依据。
|
附件一:原材料计划(预算)实需统计表 附件一: 原材料计划(预算)实需统计表 项目部: 年 月 日 序号
| 计划数(预算)
|
|
|
|
|
| 国内 采购
| 国外 采购
| 备注
|
|
| 材料名称
| 单位
| 规格
| 数量
| 单价
| 金额
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
总经理
|
| 主管财务 副总经理
|
| 主管生产 副总经理
|
| 进出口部 主任
|
| 项目部经理
|
| 计划部主任
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
制表人: 第二节 请购流程图 执行日期
|
|
| 请购流程图
|
| 项目编制人
| 计划编制人
|
修改日期
|
|
|
|
|
|
|
批 准
|
| 审 核
|
|
|
|
|
流 程
|
| 执行部门
|
| 执行岗位 及人员
| 权责及说明
| 相关记录
|
项目部及其他部门经手人填写请购单 项目部经理及部门主管审核 主管生产副总审核 生产部主任审核 总经理 进出口部 主管财务副总
|
| 项目部及其他科室
|
| 经办人
| 要严格按照预算及实际需要如实填写,不得多报、虚报。
| 1、在请购单经办人栏目签字 2、请购单格式见附件一
|
|
| 项目部及其他科室
|
| 项目部经理及部门主任
| 对提出请购的物资是否属于预算内进行审核。
| 1、在请购单申购负责人处签字 2、对需要评审的项目在备注处进行标注
|
|
| 生产部
|
| 生产部门主任
| 对所请购的物资的数量、品种是否符合预算进行核对。
| 1、请购单上签字 2、对需要评审的项目在备注处进行标注
|
|
| 副总经理
|
| 主管生产副总经理
| 1)对所列物资是否属预算内进行审核。 2)对其合理性、合规性进行全面审核。
| 1、 请购单上签字 2、对需要评审的项目在备注处进行标注
|
|
| 副总
|
| 财务副总
| 1)审核请购单签字手续是否完备 2)是否符合预算及采购常规。
| 1、请购单上签字 2、对需要评审的项目在备注处进行标注
|
|
| 进出口 部
|
| 进出口部主任
| 1)复核签字手续是否完备 2)组织采购
| 1、请购单上签字 2、对需要评审的项目在备注处进行标注
|
副总授权范围之外 附件一:请购单 附件一
本站所有资源由用户上传,仅供学习和交流之用;未经授权,禁止商用,否则产生的一切后果将由您自己承担!素材版权归原作者所有,如有侵权请立即与我们联系,我们将及时删除