咨策事业部高效会议管理手册
咨策事业部高效会议管理手册
（2010年版）
一、高效会议的意义
通过对事业部四部门的高效会议访谈，了解到当前会议组织存在着种种现象：
现象1：正常上班时间大部分花费在会议上，使得计划的工作事项需加班加点完成；
现象2：会议泛泛而谈，无法有效地解决问题，需要另行召开二次、三次会议；
现象3：会议时间不确定，通常为二、三小时，甚至三、四小时，弄得与会人员精神疲惫；
现象4：会议结束后，对会议决议不明确，执行人员仍摸不清楚方向；
现象5：会后事项无专门人员跟踪，致使会议成果失效。
而这些现象表明了当前存在较多无成效的会议，通过“会议成本=人数*时间*薪资单价”，试算下，没有效率的会议浪费了多少企业成本?!而与会者也是精神疲惫、时间浪费。对于个人、企业来说都是不可估量的损失……
因此，建立高效会议制度是当前紧迫且重要的工作，对于团队提升工作效率、个人高效工作、企业节约成本都有积极推动作用。因此导入高效会议是势在必行之举。
二、高效会议的认知
2.1会议的概念
简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈，三个人以上，没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。
所以会议至少应包含几个要素：时间、地点、议题、与会者、主持人。
对于各要素的要求：
1）时间：包含三种，一指会议召开的时间，二指召开会议的时限，三指会前准备时间。
会议召开时间需考虑何时召开比较合适，比如周例会，则适合在周末或周一召开，起承上启下的作用；
召开会议的时限，要求会议组织者对会议中的所有事项和议题限定时间，这样有助于大家集中精力专心讨论一个问题。并且能够符合“让我们用15分钟完成这个议题”的目标。一般会议的时限以1小时为宜，若需更长时间，中间应安排休息。
会前准备时间：军队中有一个古老的谚语：“用在侦查上的时间一般都不会白费。”会前准备也是如此，因此，组织者在会议前应给予充裕的会议准备时间，这样也有助于与会者做好个人工作安排。一般会议、项目执行会议提早2小时通知，策略会议提早1天通知。
2）地点：根据会议的性质、与会人数、与会环境及会议室的预约情况而定。
3）议题：是指会议需讨论、解决的问题。须具有重要性和必要性，又须具有明确性和可行性。每次会议的议题应尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，这会使与会者的注意力分散，不利于解决问题。
4）与会者：是指会议参与人员。召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。
具体地说，与会者应具有必要性、重要性。
必要性。这是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。
重要性。这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的。
5）主持人：主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
2.2会议的分类
按内容、性质分公司会议可分为以下几种类型：
管理类：企业管理（年中会议、年终会议、高管会议、绩效会议、经理人例会）、部门管理（周例会、年中会议、年终会议）
业务类：周例会、策略会、执行会、出品把控会
2.3会议的收益
不管什么会议，无论规模大小、正式非正式、会期长短，一旦计划或考虑召开，并着力考虑如何使其成功举行，我们就能够使会议产生实效。会议就是一种沟通与交流，其真正的作用主要有：
? 提供信息；
? 分析并解决问题；
? 讨论观点；
? 鼓舞士气；
? 调和冲突；
? 获得反馈；
? 说服别人；
? 培训开发；
? 改进现状；
? 更新知识、技能和态度。
三、高效会议的流程
按照时间的顺序，可将会议组织分为会前准备、会中控制、会后跟踪三个阶段。
3.1会前准备
思考——真有必要开会吗？
或许还可以用其他方式来处理和解决工作中面临的问题，因此，首先要考虑的是究竟有没有必要召开一次会议，或者别人是否需要参加会议？
? 自己的会议：我们遇事面临的首要问题是思考和疑问，也就是绝不动辄张口就说“最好还是开
个会吧！”要冷静下来仔细想想，就这个问题是否要进行争辩和咨询？或者是不用其中任何一种方法就能做出决策？要在会上发布的信息是否还能以其他方式进行传阅和传播？是否能够通过在走廊上的简单谈话、电话交谈或工作午餐来商议解决？一旦就这些问题扪心自问，就会出现不少有选择性的答案，也许这些选择就要比开一次会议节省时间。
请记住，这些决策不仅会影响你自己的时间，一小时的六人会议实际上代表了六个小时的工作时间。（外加会前准备、去会议室以及……）
? 别人的会议：尽管总有一些不得不参加的会议，但是仍然需要对此事先做思考。可能会发现所
参加的一些会议根本就没必要，譬如，参加的会议仅仅是为了保持联系或者为了防止突发事件而沟通信息。若果真如此，只需阅读一下会议记录就足够。作为一名管理者，就算所分管的部门必须要有代表参加，也可派其他人与会，让其向你反馈信息即可。总之，不论会议主题如何，都要确保会议是有意义的，并且没有其他会议可以替代。
确定召开会议后，执行人需执行好会前准备。会前准备执行人通常为主持人或会议协助人员。在会议的会前准备过程中，需做好七件事，即：明确会议目标、确定的参与人员、选择适当的会议时间和会议时段、安排合适的会议时长、明确会议议题、准备充足的会议资料并及时发送正式的会议通知。
1）明确的会议目标
这是有效会议的前提条件。项目管理本身就是以目标为导向的。项目会议也是相同的道理。有一个明确的目标才能召开会议，这是会议主持人的首要考虑的因素。
设置明确、清晰地会议目标，会在下面一系列问题上有所帮助：
? 人们会理解为什么要开会；
? 与会者将更加尽力并乐于认真准备；
? 讨论的焦点会更加集中；
? 会议的进程更容易控制。
2）确定的会议参与人员
会议的参与人员，应该和会议密切相关。如果不是必要的人员，最好不要让他们参加会议，即避免浪费他们的时间，也好节约时间成本。
还有一种情况，就是若会议和某人相关，但关联的时间非常短，比如只有五到十分钟的内容是和他相关的，其余时间和他没有什么关系。这种情况可以考虑开会时先讲和他相关的内容，相关内容结束后，可以让他自愿选择离开还是继续旁听。
3）适当的会议时间和时段
在会议召开前，要先和大家沟通好会议召开的合适日期，确保会议能如期召开后，再发会议通知。
小提示：上午十点到十二点和下午二点半到四点半是最佳开会的时段。因为在这个时段，大家都已进入正常的工作状态中，且精力充沛。
4）合适的会议时长
一个会议的时长，通常是要根据会议的内容来确认的。如果不是必须，会议的时长最好不要超过二小时。若会议超过二小时，大家的精力、注意力和反应能力都会有明显的下降。
5）明确的会议议题
在召开一个会议前，会议的议题也应该是要非常明确的，和会议议题相关的人员也应该相对明确才对。当然，各会议的议题要根据会议本身的特性来分解，最后还要在会议结论处汇总起来，形成明确而有效的会议结论。
6）充足的会议资料和会前准备时间
在各类会议中，有一部分会议要求会议参与人员事先研读会议材料，参会人员需要对会议材料有充分的了解后，才能参与会议讨论和交流。对于这类会议，主持人应该事先将有关会议材料发给会议参与人员和相关的干系人。让参会人员有足够的时间来研读会议材料，并在对会议材料有一定的理解基础上，再来召开会议比较恰当。如有可能，还要事先去了解大家对会议材料掌握的程度，必要情况下，给予一定的督导。
7）发送正式的会议通知
以上准备工作都做好了，就该发送正式的会议通知了。会议通知应该正式、规范。会议通知的内容应该包括会议名称、主持人、会议日期和开始时间、会议时长、会议主题、会议参与人员名单。会议议题和各个议题的时间估算等。详见附件一《会议通知模板》。
3.2会中控制
1）提前通知开会
在会前十分钟到十五分钟左右，主动通知参会人员准点开会，让他们有时间整理好手边的工作。
2）做好开会准备
在正式开会前，会议发起人通常有一些工作要做的，比如把投影设备调试好，把PPT准备好等。在会前，一定要确保做好了正式开会的所有准备。
3）准时开始会议
在以上工作都做到位后，就可以准时开会了。时间一到，准时开会！如果有人迟到，不管他前面有什么没有听到的，决不重复。这么做的目的在于强调准时开会的重要性，不能养成大家的惰性。
4）控制每一个议题的时间
会议的议题和每个议题的时间应该是明确的，这样做的目的就是要严格控制会议的时长，按每个会议议题而不是按整个会议来控制，这样更有效，更不容易超时。
按时开会很重要，按时结束会议也同样重要，要等同对待。
5）明确每个议题的结论
在讨论每个会议议题时，都应该得到明确的议题结论。若大家的意见无法达成一致，作为主持人，应该事先有准备好的默认议题结论。否则，这样的议题就不应该拿到会议上来讨论，而应该先和相关人员私下交流，得到可以接受的结论后，再召开会议讨论。如果会上能讨论出更好的结论当然更好，讨论不出更好的结论时，也不会无果而终。
6）让参会人员有机会发言
对于讨论性的议题，主持人要尽量让大家都有发言的机会。如果遇到比较沉默寡言的参会人员，主持人可以采用点名的方式来听取他的意见。发言人多了，时间控制就变得重要起来了，这个就要靠主持人自己来灵活把握了。
7）避免语言表述理解误差
在会上，若遇到表达含义不确切的，主持人需用简短的语句作总结以确认。
8）提醒或中止过长的发言
在会议中，一讲起来就没完没了的，主持人应提醒其发言需简明扼要，不要超时。如果时间快到还没有结论，就要发出警告了，还剩多久时间你的发言时间就到了！这也是避免会议超时要特别注意的地方。
9）纠正离题的讨论
主持人要集中精力，紧扣议题，不能被偏离议题的话题所误导。出现离题的讨论要及时中止。
10）不要忘记会议总结
会议议题讨论完后，主持人对于会议进行总结。会议总结的时间也是在会议准备时就要预留好的。会议总结可以根据会议遗留时间而定，时间少就简明扼