咨策事业部高效会议管理手册
咨策事业部高效会议管理手册
(2010年版)
一、高效会议的意义
通过对事业部四部门的高效会议访谈,了解到当前会议组织存在着种种现象:
现象1:正常上班时间大部分花费在会议上,使得计划的工作事项需加班加点完成;
现象2:会议泛泛而谈,无法有效地解决问题,需要另行召开二次、三次会议;
现象3:会议时间不确定,通常为二、三小时,甚至三、四小时,弄得与会人员精神疲惫;
现象4:会议结束后,对会议决议不明确,执行人员仍摸不清楚方向;
现象5:会后事项无专门人员跟踪,致使会议成果失效。
而这些现象表明了当前存在较多无成效的会议,通过“会议成本=人数*时间*薪资单价”,试算下,没有效率的会议浪费了多少企业成本?!而与会者也是精神疲惫、时间浪费。对于个人、企业来说都是不可估量的损失……
因此,建立高效会议制度是当前紧迫且重要的工作,对于团队提升工作效率、个人高效工作、企业节约成本都有积极推动作用。因此导入高效会议是势在必行之举。
二、高效会议的认知
2.1会议的概念
简单地说,三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决,就是会议。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈,三个人以上,没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。
所以会议至少应包含几个要素:时间、地点、议题、与会者、主持人。
对于各要素的要求:
1)时间:包含三种,一指会议召开的时间,二指召开会议的时限,三指会前准备时间。
会议召开时间需考虑何时召开比较合适,比如周例会,则适合在周末或周一召开,起承上启下的作用;
召开会议的时限,要求会议组织者对会议中的所有事项和议题限定时间,这样有助于大家集中精力专心讨论一个问题。并且能够符合“让我们用15分钟完成这个议题”的目标。一般会议的时限以1小时为宜,若需更长时间,中间应安排休息。
会前准备时间:军队中有一个古老的谚语:“用在侦查上的时间一般都不会白费。”会前准备也是如此,因此,组织者在会议前应给予充裕的会议准备时间,这样也有助于与会者做好个人工作安排。一般会议、项目执行会议提早2小时通知,策略会议提早1天通知。
2)地点:根据会议的性质、与会人数、与会环境及会议室的预约情况而定。
3)议题:是指会议需讨论、解决的问题。须具有重要性和必要性,又须具有明确性和可行性。每次会议的议题应尽可能集中、单一,不宜过多,不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论,这会使与会者的注意力分散,不利于解决问题。
4)与会者:是指会议参与人员。召集来开会,是要花费一定时间和精力的,而时间和精力在某种程度上就是效益,就是财富,只能创造,不能浪费。因此,从原则上讲,参加会议的人应做到:该参加的一个不少,不该参加的一个不多。
具体地说,与会者应具有必要性、重要性。
必要性。这是指与会者必须是与会议直接有关的人员,也就是符合会议确定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人;或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。
重要性。这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系,但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的。
5)主持人:主持人是会议过程中的主持者和引导者,也往往是会议的组织者和召集者,对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
2.2会议的分类
按内容、性质分公司会议可分为以下几种类型:
管理类:企业管理(年中会议、年终会议、高管会议、绩效会议、经理人例会)、部门管理(周例会、年中会议、年终会议)
业务类:周例会、策略会、执行会、出品把控会
2.3会议的收益
不管什么会议,无论规模大小、正式非正式、会期长短,一旦计划或考虑召开,并着力考虑如何使其成功举行,我们就能够使会议产生实效。会议就是一种沟通与交流,其真正的作用主要有:
? 提供信息;
? 分析并解决问题;
? 讨论观点;
? 鼓舞士气;
? 调和冲突;
? 获得反馈;
? 说服别人;
? 培训开发;
? 改进现状;
? 更新知识、技能和态度。
三、高效会议的流程
按照时间的顺序,可将会议组织分为会前准备、会中控制、会后跟踪三个阶段。
3.1会前准备
思考——真有必要开会吗?
或许还可以用其他方式来处理和解决工作中面临的问题,因此,首先要考虑的是究竟有没有必要召开一次会议,或者别人是否需要参加会议?
? 自己的会议:我们遇事面临的首要问题是思考和疑问,也就是绝不动辄张口就说“最好还是开
个会吧!”要冷静下来仔细想想,就这个问题是否要进行争辩和咨询?或者是不用其中任何一种方法就能做出决策?要在会上发布的信息是否还能以其他方式进行传阅和传播?是否能够通过在走廊上的简单谈话、电话交谈或工作午餐来商议解决?一旦就这些问题扪心自问,就会出现不少有选择性的答案,也许这些选择就要比开一次会议节省时间。
请记住,这些决策不仅会影响你自己的时间,一小时的六人会议实际上代表了六个小时的工作时间。(外加会前准备、去会议室以及……)
? 别人的会议:尽管总有一些不得不参加的会议,但是仍然需要对此事先做思考。可能会发现所
参加的一些会议根本就没必要,譬如,参加的会议仅仅是为了保持联系或者为了防止突发事件而沟通信息。若果真如此,只需阅读一下会议记录就足够。作为一名管理者,就算所分管的部门必须要有代表参加,也可派其他人与会,让其向你反馈信息即可。总之,不论会议主题如何,都要确保会议是有意义的,并且没有其他会议可以替代。
确定召开会议后,执行人需执行好会前准备。会前准备执行人通常为主持人或会议协助人员。在会议的会前准备过程中,需做好七件事,即:明确会议目标、确定的参与人员、选择适当的会议时间和会议时段、安排合适的会议时长、明确会议议题、准备充足的会议资料并及时发送正式的会议通知。
1)明确的会议目标
这是有效会议的前提条件。项目管理本身就是以目标为导向的。项目会议也是相同的道理。有一个明确的目标才能召开会议,这是会议主持人的首要考虑的因素。
设置明确、清晰地会议目标,会在下面一系列问题上有所帮助:
? 人们会理解为什么要开会;
? 与会者将更加尽力并乐于认真准备;
? 讨论的焦点会更加集中;
? 会议的进程更容易控制。
2)确定的会议参与人员
会议的参与人员,应该和会议密切相关。如果不是必要的人员,最好不要让他们参加会议,即避免浪费他们的时间,也好节约时间成本。
还有一种情况,就是若会议和某人相关,但关联的时间非常短,比如只有五到十分钟的内容是和他相关的,其余时间和他没有什么关系。这种情况可以考虑开会时先讲和他相关的内容,相关内容结束后,可以让他自愿选择离开还是继续旁听。
3)适当的会议时间和时段
在会议召开前,要先和大家沟通好会议召开的合适日期,确保会议能如期召开后,再发会议通知。
小提示:上午十点到十二点和下午二点半到四点半是最佳开会的时段。因为在这个时段,大家都已进入正常的工作状态中,且精力充沛。
4)合适的会议时长
一个会议的时长,通常是要根据会议的内容来确认的。如果不是必须,会议的时长最好不要超过二小时。若会议超过二小时,大家的精力、注意力和反应能力都会有明显的下降。
5)明确的会议议题
在召开一个会议前,会议的议题也应该是要非常明确的,和会议议题相关的人员也应该相对明确才对。当然,各会议的议题要根据会议本身的特性来分解,最后还要在会议结论处汇总起来,形成明确而有效的会议结论。
6)充足的会议资料和会前准备时间
在各类会议中,有一部分会议要求会议参与人员事先研读会议材料,参会人员需要对会议材料有充分的了解后,才能参与会议讨论和交流。对于这类会议,主持人应该事先将有关会议材料发给会议参与人员和相关的干系人。让参会人员有足够的时间来研读会议材料,并在对会议材料有一定的理解基础上,再来召开会议比较恰当。如有可能,还要事先去了解大家对会议材料掌握的程度,必要情况下,给予一定的督导。
7)发送正式的会议通知
以上准备工作都做好了,就该发送正式的会议通知了。会议通知应该正式、规范。会议通知的内容应该包括会议名称、主持人、会议日期和开始时间、会议时长、会议主题、会议参与人员名单。会议议题和各个议题的时间估算等。详见附件一《会议通知模板》。
3.2会中控制
1)提前通知开会
在会前十分钟到十五分钟左右,主动通知参会人员准点开会,让他们有时间整理好手边的工作。
2)做好开会准备
在正式开会前,会议发起人通常有一些工作要做的,比如把投影设备调试好,把PPT准备好等。在会前,一定要确保做好了正式开会的所有准备。
3)准时开始会议
在以上工作都做到位后,就可以准时开会了。时间一到,准时开会!如果有人迟到,不管他前面有什么没有听到的,决不重复。这么做的目的在于强调准时开会的重要性,不能养成大家的惰性。
4)控制每一个议题的时间
会议的议题和每个议题的时间应该是明确的,这样做的目的就是要严格控制会议的时长,按每个会议议题而不是按整个会议来控制,这样更有效,更不容易超时。
按时开会很重要,按时结束会议也同样重要,要等同对待。
5)明确每个议题的结论
在讨论每个会议议题时,都应该得到明确的议题结论。若大家的意见无法达成一致,作为主持人,应该事先有准备好的默认议题结论。否则,这样的议题就不应该拿到会议上来讨论,而应该先和相关人员私下交流,得到可以接受的结论后,再召开会议讨论。如果会上能讨论出更好的结论当然更好,讨论不出更好的结论时,也不会无果而终。
6)让参会人员有机会发言
对于讨论性的议题,主持人要尽量让大家都有发言的机会。如果遇到比较沉默寡言的参会人员,主持人可以采用点名的方式来听取他的意见。发言人多了,时间控制就变得重要起来了,这个就要靠主持人自己来灵活把握了。
7)避免语言表述理解误差
在会上,若遇到表达含义不确切的,主持人需用简短的语句作总结以确认。
8)提醒或中止过长的发言
在会议中,一讲起来就没完没了的,主持人应提醒其发言需简明扼要,不要超时。如果时间快到还没有结论,就要发出警告了,还剩多久时间你的发言时间就到了!这也是避免会议超时要特别注意的地方。
9)纠正离题的讨论
主持人要集中精力,紧扣议题,不能被偏离议题的话题所误导。出现离题的讨论要及时中止。
10)不要忘记会议总结
会议议题讨论完后,主持人对于会议进行总结。会议总结的时间也是在会议准备时就要预留好的。会议总结可以根据会议遗留时间而定,时间少就简明扼